Toplantı notlarının çoğu aynı iki şekilde başarısız olur. Ya kimse not tutmaz — böylece bir hafta sonra kimin neye söz verdiğini kimse hatırlamaz — ya da biri kâtip olmaya gönüllü olur ve tüm toplantıyı düşünmek yerine yazarak geçirir. İkisi de önlenebilir.
Live Notes, Traverba'nın cihaz üzerinde çalışan not tutucusudur: bir toplantıyı kaydedersiniz (ya da elinizde olan birini içe aktarırsınız) ve size tam bir transkript, bir özet, alınan kararlar ve aksiyon maddelerini geri verir — her biri bir sorumlu ve bir son tarihle birlikte. Hesap yok, kurulum yok ve her şey telefonunuzda çalıştığı için hiçbir toplantı sesi kimsenin bulutuna yüklenmez.
Bu pratik bir kılavuzdur. Bir özellik listesi değil — hızlı bir birebir görüşmeden çok dilli bir ekip toplantısına kadar, toplantılarınızı bununla gerçekten nasıl yöneteceğinizi anlatan bir yol haritası; ayrıca "kaydettiğim notlar" ile "kullandığım notlar" arasındaki farkı yaratan küçük alışkanlıklar.
30 saniyelik özet
Yalnızca bir bölüm okuyacaksanız, bunu okuyun:
- Uygulamayı açın ve toplantının başında Kaydet düğmesine dokunun.
- Çalışmasına izin verin. İnsanlar konuştukça canlı altyazılar belirir; hiçbir şeye dokunmazsınız.
- İşiniz bittiğinde durdur'a dokunun. Tam transkriptin yanı sıra bir özet, önemli kararlar ve aksiyon maddeleri elde edersiniz.
- PDF veya DOCX olarak dışa aktarın ya da aksiyon maddelerini doğrudan görev aracınıza veya CRM'inize kopyalayın.
Bütün döngü bu. Aşağıdaki her şey, bunu iyi yapmakla ilgili.
Toplantıdan önce: iki dakikalık hazırlık
Live Notes için kurulum gerekmez, ancak önceden iki dakika ayırmak çıktıyı gözle görülür şekilde iyileştirir.
- Telefonu duyabileceği bir yere koyun. Yüz yüze bir toplantı için masanın ortasına yerleştirin, mikrofon önü engelsiz olsun — dizüstü bilgisayarın arkasına değil. Görüntülü bir görüşme için odayı sessiz tutun ve uygulamanın görüşme sesini yakalamasına izin verin.
- Toplantıya bir ad verin. Kısa bir başlık ("3. çeyrek yol haritası — mühendislik senkronu") sonradan aranabilir bir şey verir ve özetin konudan sapmamasına yardımcı olur.
- Odada kimin olduğuna karar verin. Live Notes konuşanları etiketler ("siz" ve "diğerleri"). Kimlerin katıldığını önceden bilmek, adlı tutanak istiyorsanız konuşanları sonradan yeniden etiketlemeyi hızlandırır.
- Çok dilliyse Group Notes için plan yapın (aşağıya bakın) ki herkes yakalayamadıkları kelimeler karşısında kibarca başını sallamak yerine kendi dilinde takip edebilsin.
Toplantı sırasında: çalışsın, siz de anda kalın
Bütün mesele artık kâtip olmaktan çıkmanız. Kayıt sürerken bilmeniz gereken birkaç şey:
- Canlı altyazıları izleyin, onları yönetmeyin. Her kelime gerçek zamanlı olarak ekranda transkript edilir. Konuşmayı yakaladığını doğrulamak için bir göz atın, sonra gerçekten katılmaya geri dönün.
- Kararları yüksek sesle söyleyin. Yapay zekâ duyduğunu yazar. Bir karar yalnızca ima ediliyorsa — bir baş sallama, bir omuz silkme — bunu açıkça söyleyin: "Tamam, B seçeneğiyle gidiyoruz ve Maria bunu Cuma'ya kadar üstleniyor." Bu tek cümle, temiz bir karara ve tarihli bir aksiyon maddesine dönüşür.
- Aynı anda hem yazmaya hem dinlemeye çalışan bir insan kâtipten, çakışan konuşmaları ve aksanları daha iyi idare eder — ama söylenmemiş olanı uyduramaz. Her konunun sonunda net sözlü toparlamalar işe yarar.
- Tamamen çevrimdışı çalışır. Bir uçakta, sinyalsiz bir bodrum toplantı odasında, bir müşterinin yanında sahadayken — kayıt ve transkripsiyon çalışmaya devam eder çünkü yapay zekâ bir veri merkezinde değil, cihazınızdadır.
Toplantı türü 1: birebir görüşme veya müşteri görüşmesi
Bu en basit durumdur ve Live Notes'un kendini en hızlı kanıtladığı yerdir.
Bir durum değerlendirmesini, bir müşteri keşif görüşmesini ya da bir performans konuşmasını kaydedin. Durdurduğunuzda şunları elde edersiniz:
- Bir özet — bir iki cümle artı ele alınan konular, böylece haftalar sonra konuşmanın çerçevesini hatırlarsınız.
- Önemli kararlar — her biri arkasındaki gerekçeyle birlikte, ki birisi "bunu neden böyle kararlaştırdık?" diye sorduğunda asıl isteyeceğiniz şey budur.
- Aksiyon maddeleri — sorumlu ve son tarihle birlikte, araçlarınıza yapıştırmaya hazır.
Özellikle satış ve müşteri yönetimi için: keşif görüşmeleri sırasında not tutmayı bırakın. Potansiyel müşteriyle tamamen anda kalın, sonra aksiyon maddelerini ve özeti doğrudan CRM'inize yapıştırın. Müşteri dinlendiğini hisseder; sizin satış hattınız güncel kalır.
Toplantı türü 2: çok dilli ekip toplantısı (Group Notes)
İşte Traverba'nın çoğu not tutucunun yapamadığı bir şeyi yaptığı yer burası. Birçok toplantıda — özellikle Kantonca, İngilizce ve Mandarince'nin cümle ortasında karıştığı Hong Kong'da ya da herhangi bir uluslararası ekipte — odanın yarısı ikinci ya da üçüncü dilinden takip ediyor ve sessizce ayrıntıları kaçırıyor.
Group Notes, her katılımcının kendi dilinde konuştuğu ve herkesi gerçek zamanlı olarak çevrilmiş şekilde okuduğu çok kişili bir toplantıyı yürütür — hepsi tek bir ortak transkript ve özete akar.
Nasıl yürütülür:
- Bir Group Notes oturumu başlatın ve katılımcıların katılmasını sağlayın.
- Herkes doğal şekilde kendi dilinde konuşur. Her kişi konuşmayı olduğu anda kendi diline çevrilmiş görür.
- Sonunda herkes aynı temiz not setini paylaşır — tek bir özet, tek bir kararlar listesi, tek bir aksiyon maddeleri seti — hangi dili konuşmuş olurlarsa olsunlar.
Sonuç: kimse toplantıdan yarım anlamış olarak ayrılmaz ve neyin kararlaştırıldığı konusunda sonradan kimse tartışmaz, çünkü herkesin canlı olarak okuyabildiği tek bir ortak kayıt vardır.
Traverba, Hong Kong'un Kantonca-İngilizce dil geçişine ayarlanmıştır — çoğu uluslararası aracı tökezleten「我想去 Causeway Bay 開會」kalıbı — böylece karışık dilli toplantılar bozuk değil temiz çıkar.
Toplantı türü 3: zaten kaydettiğiniz toplantı (Media Notes)
Bazen toplantı çoktan olmuştur. Bir Zoom kaydınız, bir sesli notunuz, bir web semineri MP4'ünüz, bir dikte cihazıyla yakaladığınız bir röportajınız vardır.
Media Notes o dosyayı alır ve aynı işi tersine yapar:
- Ses veya video dosyasını içe aktarın.
- Traverba her şeyi transkript eder.
- Tam bir transkript, yapılandırılmış bir özet ve aksiyon maddeleri elde edersiniz — PDF veya DOCX olarak dışa aktarılabilir.
Bir birikmiş işi temizlemenin yolu da budur. Geçen ayın kayıtlı görüşmelerini toplu içe aktarın ve saatlerce sesi yeniden dinlemeden bunları aranabilir, özetlenmiş metne dönüştürün. Gazeteciler röportaj kayıtlarını anında transkripte çevirmek için bunu kullanır; öğrenciler kayıtlı bir dersi bırakır ve temiz tekrar notları alır.
Toplantıdan sonra: notları takibe dönüştürün
Notlar ancak eyleme yol açarsa tutmaya değerdir. Şu üç alışkanlığı geliştirin:
- Özeti bir saat içinde gönderin. PDF veya DOCX olarak dışa aktarın ya da aksiyon maddelerini doğrudan kopyalayın ve toplantı henüz tazeyken paylaşın. Aynı gün yapılan bir özet, var olan en yüksek kaldıraçlı takip alışkanlığıdır.
- Aksiyon maddelerini işin gerçekten yapıldığı yere yapıştırın — görev yöneticinize, CRM'inize, ortak bir belgeye. Her madde zaten bir sorumlu ve bir son tarihe sahiptir, böylece temizce yerine oturur.
- Transkripti aranabilir tutun. Haftalar sonra "fiyatlandırma konusunda aslında ne karar vermiştik?" bir tartışma yerine iki saniyelik bir arama olur. Başlıklı, tarihli toplantılarınız gerçek bir arşive dönüşür.
Çıktıyı gerçekten iyi kılan birkaç alışkanlık
- Her konunun kapanışını sözlü olarak ifade edin. "Yani, karar: X. Sorumlu: Y. Tarih: Z." Yapay zekâ tam olarak duyduğunu yakalar — ona temiz malzeme verin, aksiyon maddeleri de temiz çıksın.
- Adlı tutanak istiyorsanız konuşanları yeniden etiketleyin. Resmi tutanaklar için sonradan bir an ayırıp "diğerleri"ni gerçek adlarla değiştirin.
- Yazmayı bırakacak kadar ona güvenin. Bütün değer, toplantıda hazır bulunmaktır. Hâlâ paralel olarak not yazıyorsanız, faydasını görmüyorsunuz demektir.
- Gizlilik kazancını unutmayın. İşleme varsayılan olarak cihaz üzerinde olduğu için, hassas müşteri, hukuk, İK ve yönetim kurulu konuşmaları yalnızca tutanak üretmek için üçüncü taraf bir sunucuya yüklenmez. Birçok toplantı için bu, "kaydetmesine izin var" ile "yok" arasındaki farktır.
Live Notes ne zaman doğru araçtır — ve ne zaman değildir
Şu durumlarda Live Notes'a başvurun —
- Bir insan kâtip atamadan bir özet, kararlar ve aksiyon maddeleri istediğinizde
- Çok dilli toplantılar yürüttüğünüzde ve herkesin canlı olarak kendi dilinde takip etmesini istediğinizde
- Başkasının bulutuna yüklenmemesi gereken hassas konuşmaları ele aldığınızda
- Aranabilir metne dönüştürülecek bir kayıt birikiminiz olduğunda
Şu durumlarda ihtiyaç duymayabilirsiniz —
- "Toplantı", kafanıza sığan iki cümlelik bir koridor sohbeti olduğunda
- Onlarca katılımcının kendi telefonlarında olduğu büyük bir etkinlik için canlı, oda genelinde bir altyazı ekranına ihtiyaç duyduğunuzda — bu, kişisel Live Notes'un bir adım ötesinde, Traverba'nın etkinlik çözümünün alanıdır
Başlayın
Live Notes ücretsizdir — uygulamayı açın ve kaydetmeye başlayın; hesap ve kurulum yok. Cihazınızda 30'dan fazla konuşulan dilde transkript eder, canlı çevirir ve size PDF veya DOCX olarak dışa aktarabileceğiniz ya da doğrudan araçlarınıza bırakabileceğiniz bir özet, kararlar ve aksiyon maddeleri verir.
Traverba'yı Google Play ve App Store üzerinden ücretsiz indirin ve toplantı ile etkinlik çözümleri hakkında daha fazla bilgi için traverba.com adresini ziyaret edin.
Bir sonraki toplantınız kendini yazabilir. Tek yapmanız gereken kayda basmak — ve gerçekten odada olmak.
Live Notes varsayılan olarak cihaz üzerinde çalışır; bazı özellikler için isteğe bağlı bulut yapay zekâsı mevcuttur. Transkripsiyon ve çeviri kalitesi dile, aksana, ses ortamına ve cihaza göre değişir. Dil sayıları ve özellikler, uygulamanın Temmuz 2026 itibarıyla durumunu yansıtır ve değişebilir — en güncel bilgi için uygulamayı kontrol edin.