De meeste notulen falen op dezelfde twee manieren. Ofwel maakt niemand ze — waardoor een week later niemand meer weet wie waarmee heeft ingestemd — ofwel meldt iemand zich aan als notulist en tikt die de hele vergadering lang in plaats van na te denken. Beide zijn te vermijden.
Live Notes is Traverba's on-device notulist: je neemt een vergadering op (of importeert er een die je al hebt), en het geeft je een volledig transcript terug, een samenvatting, de genomen besluiten en de actiepunten — elk met een verantwoordelijke en een deadline. Geen account, geen setup, en omdat alles op je telefoon draait, wordt er geen enkele vergaderaudio geüpload naar iemands cloud.
Dit is een praktische handleiding. Geen lijst met functies — een doorloop van hoe je je vergaderingen er daadwerkelijk mee draait, van een snel één-op-één-gesprek tot een meertalig teamoverleg, plus de kleine gewoontes die het verschil maken tussen "notulen die ik heb bewaard" en "notulen die ik heb gebruikt."
De versie in 30 seconden
Als je maar één sectie leest, lees dan deze:
- Open de app en tik op Opnemen aan het begin van de vergadering.
- Laat het lopen. Live ondertitels verschijnen terwijl mensen praten; je hoeft niets aan te raken.
- Tik op stop als je klaar bent. Je krijgt een samenvatting, de belangrijkste besluiten en actiepunten plus het volledige transcript.
- Exporteer naar PDF of DOCX, of kopieer de actiepunten rechtstreeks in je takentool of CRM.
Dat is de hele cyclus. Alles hieronder gaat over hoe je het goed doet.
Vóór de vergadering: twee minuten voorbereiding
Live Notes heeft geen setup nodig, maar twee minuten vooraf maken het resultaat merkbaar beter.
- Zet de telefoon waar hij kan horen. Voor een fysieke vergadering leg je hem midden op tafel, met de microfoon vrij — niet achter een laptop. Voor een videogesprek houd je de ruimte stil en laat je de app de gespreksaudio opvangen.
- Geef de vergadering een naam. Een snelle titel ("Q3-roadmap — eng-sync") geeft je later iets doorzoekbaars en helpt de samenvatting bij de les te houden.
- Bepaal wie er in de ruimte zit. Live Notes labelt sprekers ("jij" en "anderen"). Vooraf weten wie er aanwezig is, maakt het achteraf sneller om sprekers te herlabelen als je notulen met namen wilt.
- Is het meertalig, plan dan Group Notes in (zie hieronder) zodat iedereen meeleest in zijn eigen taal in plaats van beleefd te knikken bij woorden die ze niet hebben opgevangen.
Tijdens de vergadering: laat het lopen, blijf aanwezig
Het hele idee is dat je stopt met notulist zijn. Een paar dingen om te weten terwijl het opneemt:
- Bekijk de live ondertitels, beheer ze niet. Elk woord wordt in realtime op het scherm getranscribeerd. Kijk er even naar om te bevestigen dat het gesprek wordt opgevangen, en ga dan terug naar echt meedoen.
- Spreek besluiten hardop uit. De AI schrijft op wat hij hoort. Als een besluit alleen impliciet is — een knik, een schouderophalen — zeg het dan duidelijk: "Oké, we kiezen dus voor optie B, en Maria neemt het op zich, klaar vrijdag." Die ene zin wordt een helder besluit en een gedateerd actiepunt.
- Het gaat beter om met door elkaar praten en accenten dan een menselijke notulist die tegelijk probeert te typen en te luisteren — maar het kan niet verzinnen wat er niet is gezegd. Duidelijke mondelinge afrondingen aan het eind van elk onderwerp betalen zich uit.
- Het werkt volledig offline. In een vliegtuig, in een vergaderzaal in de kelder zonder bereik, ter plaatse bij een klant — opname en transcriptie blijven doorlopen omdat de AI op je toestel zit, niet in een datacentrum.
Vergadertype 1: het één-op-één- of klantgesprek
Dit is het eenvoudigste geval en waar Live Notes zich het snelst terugbetaalt.
Neem een check-in op, een discovery-gesprek met een klant of een functioneringsgesprek. Als je stopt, krijg je:
- Een samenvatting — een zin of twee plus de behandelde onderwerpen, zodat je weken later nog weet hoe het gesprek verliep.
- Belangrijkste besluiten — elk met de redenering erachter, precies wat je nodig hebt als iemand vraagt "waarom hebben we dat beslist?"
- Actiepunten — met verantwoordelijke en deadline, klaar om in je tools te plakken.
Specifiek voor sales en accountmanagement: stop met notities maken tijdens discovery-gesprekken. Wees volledig aanwezig bij de prospect en plak daarna de actiepunten en samenvatting rechtstreeks in je CRM. De klant voelt zich gehoord; je pijplijn blijft up-to-date.
Vergadertype 2: de meertalige teamvergadering (Group Notes)
Hier doet Traverba iets wat de meeste notulisten niet kunnen. In veel vergaderingen — vooral in Hongkong, waar Kantonees, Engels en Mandarijn midden in een zin door elkaar lopen, of in elk internationaal team — volgt de helft van de ruimte in hun tweede of derde taal en mist ze stilletjes details.
Group Notes draait een vergadering met meerdere personen waarbij elke deelnemer zijn eigen taal spreekt en iedereen anders live vertaald leest, in realtime — allemaal samenkomend in één gedeeld transcript en één samenvatting.
Zo draai je het:
- Start een Group Notes-sessie en laat deelnemers toetreden.
- Iedereen spreekt natuurlijk in zijn eigen taal. Elke persoon ziet het gesprek in zijn eigen taal vertaald terwijl het gebeurt.
- Aan het eind delen ze allemaal dezelfde heldere set notulen — één samenvatting, één lijst met besluiten, één set actiepunten — ongeacht welke taal ze spraken.
Het resultaat: niemand verlaat de vergadering met een half begrip ervan, en niemand ruziet achteraf over wat er is afgesproken, want er is één gedeeld verslag dat iedereen live kon lezen.
Traverba is afgestemd op de Kantonees-Engelse code-switching van Hongkong — het patroon 「我想去 Causeway Bay 開會」 dat de meeste internationale tools laat struikelen — zodat vergaderingen met gemengde talen helder uitkomen in plaats van verminkt.
Vergadertype 3: de vergadering die je al hebt opgenomen (Media Notes)
Soms heeft de vergadering al plaatsgevonden. Je hebt een Zoom-opname, een spraakmemo, een webinar-MP4, een interview dat je met een dictafoon hebt vastgelegd.
Media Notes neemt dat bestand en doet hetzelfde werk andersom:
- Importeer het audio- of videobestand.
- Traverba transcribeert het geheel.
- Je krijgt een volledig transcript, een gestructureerde samenvatting en actiepunten — exporteerbaar naar PDF of DOCX.
Zo werk je ook een achterstand weg. Importeer in bulk de opgenomen gesprekken van vorige maand en zet ze om in doorzoekbare, samengevatte tekst zonder urenlang audio opnieuw te beluisteren. Journalisten gebruiken het om interviewopnames om te zetten in directe transcripten; studenten laten een opgenomen college binnenlopen en krijgen heldere samenvattingen om mee te leren.
Na de vergadering: notulen omzetten in opvolging
Notulen zijn alleen het maken waard als ze tot actie leiden. Bouw deze drie gewoontes op:
- Stuur de samenvatting binnen het uur. Exporteer naar PDF of DOCX, of kopieer de actiepunten rechtstreeks, en deel het terwijl de vergadering vers is. Een samenvatting op dezelfde dag is de opvolggewoonte met de grootste hefboomwerking die er is.
- Plak actiepunten waar het werk echt gebeurt — je takenbeheer, je CRM, een gedeeld document. Elk item heeft al een verantwoordelijke en een deadline, dus het valt netjes op zijn plaats.
- Houd het transcript doorzoekbaar. Weken later is "wat hebben we nu precies besloten over de prijzen?" een zoekopdracht van twee seconden in plaats van een discussie. Je getitelde, gedateerde vergaderingen worden een echt archief.
Een paar gewoontes die het resultaat echt goed maken
- Verwoord de afsluiting van elk onderwerp. "Dus, besloten: X. Verantwoordelijke: Y. Klaar: Z." De AI legt precies vast wat hij hoort — geef hem helder materiaal en de actiepunten komen er helder uit.
- Herlabel sprekers als je notulen met namen wilt. Voor formele notulen neem je achteraf even de tijd om "anderen" te vervangen door echte namen.
- Vertrouw het genoeg om te stoppen met typen. De hele waarde zit in aanwezig zijn in de vergadering. Als je nog steeds parallel notities zit te typen, mis je het voordeel.
- Let op de privacywinst. Omdat de verwerking standaard on-device is, worden gevoelige gesprekken met klanten, juridische zaken, HR en het bestuur niet naar een externe server geüpload alleen maar om notulen te maken. Voor veel vergaderingen is dat het verschil tussen "mag opgenomen worden" en "niet."
Wanneer Live Notes de juiste tool is — en wanneer niet
Grijp naar Live Notes wanneer je —
- Een samenvatting, besluiten en actiepunten wilt zonder een menselijke notulist aan te wijzen
- Meertalige vergaderingen draait en wilt dat iedereen live in zijn eigen taal meevolgt
- Gevoelige gesprekken voert die niet naar iemand anders zijn cloud geüpload zouden moeten worden
- Een achterstand aan opnames hebt om in doorzoekbare tekst om te zetten
Je hebt het misschien niet nodig wanneer —
- De "vergadering" een praatje van twee zinnen op de gang is dat in je hoofd past
- Je een live, zaalbrede ondertiteldisplay nodig hebt voor een groot evenement met tientallen bezoekers op hun eigen telefoon — dat is het terrein van Traverba's evenementoplossing, een stap verder dan persoonlijke Live Notes
Aan de slag
Live Notes is gratis — open de app en begin met opnemen; er is geen account en geen setup. Het transcribeert op je toestel in 30+ gesproken talen, vertaalt live, en geeft je een samenvatting, besluiten en actiepunten die je kunt exporteren naar PDF of DOCX of rechtstreeks in je tools kunt zetten.
Download Traverba gratis op Google Play en de App Store, en lees meer over oplossingen voor vergaderingen en evenementen op traverba.com.
Je volgende vergadering kan zichzelf uitschrijven. Het enige wat je hoeft te doen is op opname drukken — en er echt bij zijn.
Live Notes draait standaard on-device; optionele cloud-AI is beschikbaar voor sommige functies. De kwaliteit van transcriptie en vertaling varieert per taal, accent, audio-omgeving en toestel. Het aantal talen en de functies weerspiegelen de app in juli 2026 en kunnen veranderen — check de app voor het laatste nieuws.